Le portail des écoles françaises d'ingénieurs est géré par un module unique de saisie baptisé "référentiel des écoles françaises d'ingénieurs". Il s'agit du résultat de plus d'un an de travail au sein de la CDEFI et en partenariat avec la Commission des Titres d'Ingénieurs. Ce référentiel est un outil totalement novateur, de pilotage et d'évaluation via une solution informatique. Il permet,pour la première fois, d'exploiter les indicateurs d'évaluation demandés pour l'habilitation de ces formations comme des moyens de communication et d'orientation. le caractère légitime des renseignements ainsi reccueillis assure la mise à disposition d'une information la plus objective possible pour donner corp à la réalité des écoles françaises d'ingénieurs dans l'enseignement supérieur et la recherche, en France, en Europe et dans le monde.

L'actualité des données proposées sur chacun des trois sites constitutifs du portail des écoles françaises d'ingénieurs  est garantie par le « référentiel des écoles françaises d'ingénieurs » , alimenté par les établissements eux-mêmes.Ce réferentiel est un instantané de l'offre de formation - recherche des écoles habilitées par la Commission des Titres d'Ingénieurs ; selon les types d'information et leur niveau de confidentialité pour la stratégie de l'école, les informations obtenues à partir de ce référentiel seront mises à disposition sur les des trois sites du portail des écoles françaises d'ingénieurs. Cela garantit la fiabilité et la permanente actualité des informations proposées qu'elles soient locales à chaque école ou agrégées sur un ensemble d'établissements.

Le référentiel des écoles repose sur une base de données qui contient des informations qualitatives et quantitatives concernant les formations d'ingénieurs.
Les directeurs et leurs équipes, à travers l'espace membre, remplissent annuellement un questionnaire comprenant environ 400 champs de saisie ; ces questions concernent la formation, la recherche, la vie étudiante, l'insertion, les partenariats entreprise et internationaux, l'organisation de l'établissement et sa politique d'amélioration continue.
Certaines de ces questions sont identiques à celles posées à l'établissement  par la Commission des Titres d'Ingénieurs dans son Guide d'Auto-Evaluation(GAE), d'autres sont celles que les établissements  publics ont à renseigner dans le cadre de leur contractualisation pour la LOLF (loi organique de finances).

Il est à souligner que la CTI est un organisme d'évaluation accrédité à l'échelle européenne et qu'à ce titre les renseignements correspondant au  GAE permettent un positionnement international de cette base d'informations. Le standard cadre pour l'accréditation des programmes de formation en ingéniérie (projet européen EUR-ACE) correspond à cette acréditation, les indicateurs du guide d'auto-évaluation de la CTI correspondent aux critères et exigences pour l'examen d'un programme de formation (les consulter). L'ordre choisi pour la présentation des informations dans le « référentiel des écoles françaises d'ingénieurs » est d'ailleurs conforme à la logique retenue par la CTI dans le cadre de ce guide: organisation de l'école et formations autres que le diplôme d'ingénieurs, partenariats (recherche, entreprise, international, national, local), recrutement menant au titre d'ingénieur, formation de l'ingénieur, insertion professionnelle, apprentissage et Validation d'acquis par l'Expérience, politique d'amélioration continue.


Ce questionnaire permet de générer environ 500 indicateurs (dont certaines sont de réels outils de performances) sur chaque école mais aussi d'obtenir les minima, maxima et moyenne de ces informations pour l'ensemble des écoles ayant rempli le référentiel. Sont également disponibles les mêmes tendances pour les écoles de même statut. De nombreuses informations de base (publics, aspects financiers...) sont présentées sous forme de ratios afin de pouvoir comparer l'établissement à des établissements de taille comparable ou d'agréger de façon plus significative les informations.

Les informations de base et les calculs effectués à partir de ces informations sont archivés annuellement, afin d'étudier les tendances d'évolution de nos formations durant plusieurs années .Ils sont également exportables selon un format compatible avec les tableurs bureautiques ; ces deux fonctionnalités permettent de réaliser des enquêtes sur certains aspects d'actualité pour le monde de l'ingénieur .Ces enquêtes seront mises ensuite à disposition sur le portail.
Les informations de la base de données constituant le cœur du référentiel sont mises à disposition selon des modalités différentes sur les 3 sites du portail.

Sur l'espace membre, il s'agit d'un outil d'aide au pilotage par benchmarking : chaque directeur d'école voit, pour chaque question du référentiel qualité et pour chaque ratio calculé,  sa réponse et les min max moyenne globaux et par établissement s'il s'agit de réponses quantitatives ;  il visualise sa réponse et les pourcentages de réponses positives à cette question s'il s'agit d'une réponse par oui ou non. Il lui est ainsi possible de se situer parmi les autres établissements de formation d'ingénieur et d'avoir un archivage, toujours disponible sur le site, de toutes les données de son école :Ceci peut lui permettre de répondre à tout instant aux sollicitations des enquêtes des institutionnels et des medias. Bien évidemment les données individuelles ne sont communiquées qu'après autorisation spécifique du directeur. De plus, le travail collaboratif qui a amené à la définition du référentiel simplifie la tâche des établissements par le choix d'une formulation commune avec celle de la LOLF et de la CTI. L'aide associée au questionnaire réalisée suite à des test auprès d'écoles  « pilote » s'enrichira ,si nécessaire, au fur et à mesure que les écoles rentreront leurs informations. De la même façon, au cas où nos partenaires évolueraient dans leurs questionnement, le lien serait fait avec le référentiel des écoles françaises d'ingénieurs.

Sur l'espace d'information et d'orientation, des fiches écoles reprennent certaines de ces informations plus spécifiquement destinées à décrire l'offre de formation à des étudiants candidats potentiels , aux entreprises employeurs ou partenaires potentiels de l'école ainsi qu'aux medias. Ces informations sont validées et mises à jour au moins annuellement évitant ainsi toute dérive .c'est un outil fondamental pour le recrutement à court ou long terme : choix d'une direction d'études ou choix d'une école particulière car l'environnement recherche. Les partenariats et les diplômes autres que le titre d'ingénieur y sont présentés. C'est un outil de choix pour les recruteurs ou les entreprises se proposant de mettre en œuvre des partenariats avec les écoles. Pour les medias enfin, les informations étant validées, la garantie de leur bienfondé permet aux classements divers une réalité plus forte.

Sur l'espace institutionnel, des pages reprenant certaines informations statistiques calculées à partir des réponses  au référentiel permettent une vision, actualisée en permanence, de certains points clefs qui font l'intérêt et la spécificité des formations françaises d'ingénieur.
D'autres enquêtes renseignées à partir des informations recueillies dans le référentiel et son historique illustreront également l'un ou l'autre aspect de nos écoles et seront sur le portail.