Assistant·e de gestion administrative à temps partiel (2,5 jours par semaine)

CDEFI - Mise en ligne : 24/04/2026
Fondée en 1976, la CDEFI (Conférence des directeurs des écoles françaises d’ingénieurs) réunit l'ensemble des directeurs et directrices des établissements ou composantes d'établissements, publics ou privés, accrédités à délivrer le titre d’ingénieur diplômé. Elle a pour principale mission d'étudier tous sujets relatifs au métier et à la formation des ingénieurs, ainsi qu'au développement de la recherche et à la valorisation de celle-ci. Elle a, de plus, vocation à promouvoir l’Ingénieur de l'école française, dans le monde comme en France. Ainsi, la dimension internationale est au cœur de ses préoccupations, notamment dans l'espace européen de l'enseignement supérieur et de la recherche.
 
Placée sous la responsabilité hiérarchique de la directrice exécutive de la CDEFI, les missions principales sont les suivantes :
 
  • Assurer la mise à jour et la fiabilité des bases de données clients et fournisseurs dans le logiciel de gestion
  • Contrôler et sécuriser la validité des coordonnées bancaires
  • Traiter les factures fournisseurs de la réception à l’archivage : contrôle, validation et mise en paiement, dépôt sur le logiciel comptable
  • Assurer le suivi des règlements, notamment des aides à la mobilité, en lien avec les interlocuteurs internes
  • Suivre les contrats des prestataires externes (échéances, renouvellements, conformité)
  • Gérer l’ensemble du cycle de facturation clients : établissement des devis, factures et avoirs, envoi et suivi des factures, suivi des encaissements, relance des impayés.
  • Mettre à jour les tableaux de suivi et outils de pilotage
  • Participer à la préparation de la clôture des comptes en lien avec l’expert-comptable et le commissaire aux comptes
  • Préparer et transmettre les éléments nécessaires au suivi comptable
  • Mener des missions de gestion administrative courante : rédiger des courriers, notes de service et documents administratifs, assurer le classement et l’archivage des documents, réaliser les formalités administratives liées à l’activité.
 Cette liste est non exhaustive.
 
Profil recherché

Expérience
 
  • Minimum 10 ans d’expérience sur un poste similaire, avec une forte dominante administrative
  • Expérience en environnement structuré (association, PME, organisme institutionnel) appréciée
 Compétences techniques
 
  • Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
  • Bonne connaissance des processus administratifs et comptables
  • Maîtrise du cycle de facturation clients et fournisseurs
  • Capacité à suivre simultanément plusieurs dossiers avec rigueur
  • Aisance dans l’utilisation de logiciels de gestion
Savoir-être clés
 
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Discrétion et respect strict de la confidentialité
  • Autonomie et fiabilité
  • Sens des priorités et gestion des échéances
  • Réactivité et proactivité
  • Capacité d’adaptation
  • Bon relationnel et sens du service
 Conditions
 
  • Poste à temps partiel : 2,5 jours par semaine (organisation à définir)
  • Poste à pourvoir immédiatement
  • Rémunération selon profil et expérience
Pour postuler à cette offre d’emploi, les personnes intéressées doivent fournir un CV et une lettre de motivation à envoyer sur l’adresse : emplois@cdefi.fr

Les dossiers incomplets ne seront pas examinés.   
Plus de détails
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